Notre Gouvernance

Le mouvement des Colibris a à cœur de tendre vers une gouvernance partagée.
Les partenariats avec des acteurs comme l'université du Nous permettent de connaître, se former et pratiquer des outils pour mettre en place et vivre cette horizontalité.

Au niveau du mouvement des Colibris

Une page sur le site du mouvement des Colibris explique bien la gouvernance de l'association.

L'image suivante est une belle représentation de l'implication proche de chaque membre, partenaire, salarié, bénévole dans les cercles de décisions de l'association. Le lien précédent vous permet de comprendre cette représentation plus en détail.

Au niveau du groupe local

Chaque Colibri qui souhaite s'investir au sein du groupe local peut le faire librement par les actions poussées et animées par le cercle-cœur. Ce dernier est garant du respect de ces actions vis-à-vis des valeurs et engagements de l'association des Colibris.

Au niveau du cercle-cœur

Notre cercle-cœur est dynamisé par différents rôles. Chaque rôle représente un besoin pour que le cercle-cœur puisse fonctionner, décider efficacement ou coordonner les actions du groupe local.
Un rôle peut recevoir l'énergie de plusieurs personnes mais il y a un seul référent par rôle.

Nous déterminons ces référents par élection sans candidat dont voici une fiche pratique : Fiche pratique Election sans candidat UDN

Liste de nos rôles au cercle-cœur de Lorient

Elle est en cours d'élaboration. Ne sont indiqués ici que les rôles déjà élus.

• Rôle Animation
• Rôle Coordination et sobriété heureuse
• Rôle Facilitation
• Rôle Spécialiste outils informatiques
• Rôle Archiviste - Valorisation de la mémoire du groupe
• Rôle Communication
• Rôle Inclusion
• Rôle Suivi des actions locales
• Rôle Synergie territoriale / Partenaires
• Rôle représentant cercle d'orientation

Si vous souhaitez entrer au cercle-cœur et qu'un de ces rôles vous parlent. N'hésitez pas à nous contacter pour échanger avec son référent actuel.
Pour l'élaboration des fiches descriptives de ces rôles et de leur structuration, nous nous sommes inspirés des travaux sur les rôles du groupe local Colibris du pays creillois.

Prise de décision par Gestion par consentement

Pour la prise de nos décisions, quand un débat doit avoir lieu en raison du contenu ou de l'importance du sujet, nous expérimentons de plus en plus la Gestion par Consentement. Cette méthode de gouvernance partagée relayée par l'Université du Nous permet d'arriver à des décisions acceptées par tous sans tomber dans un consensus mou souvent difficile à obtenir.

Il nous arrive aussi d'utiliser la méthode des six chapeaux de De Bono pour améliorer notre intelligence collective.

Fiche Gestion par Consentement Université du Nous

Rôle Synergie territoriale / Partenaires

Fiche descriptive du rôle Synergie territoriale / Partenaires
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Permettre une véritable convergence de réflexions et d'actions entre le groupe local et les autres acteurs du territoire, dans le domaine social, écologique et spirituel.

Engagements :

• Faire des liens avec les autres groupes locaux régionaux
• Recenser les coordonnées des autres acteurs du territoire
• Mettre sur l'agenda du site internet du groupe local les événements proposés par d'autres acteurs
• s'assurer que nos actions sont cohérentes avec celles de nos partenaires et proposer régulièrement de mutualiser nos actions avec les leurs.
• Informer les partenaires et les réseaux proches sur les actions en cours et à venir (rédaction de messages personnalisés)
• Veiller à harmoniser les actions avec celles portées par le rôle "suivi des actions locales"
• Suivre les e-mails reçus de la part de nos partenaires

Idées de moyens :

• Faire participer le groupe local à d'autres événements sur le territoire
• Inviter d'autres acteurs à participer aux réunions trimestrielles du groupe local
• Aller à la rencontre (physiquement!) des autres acteurs
• ajouter les acteurs locaux connus par le cercle-cœur sur la carte “Près de chez nous”

Domaine :

• Agenda collaboratif sur le site du groupe local (wiki) et framagenda : agenda partagé entre les acteurs locaux
• Fichier des coordonnées des acteurs du territoire sur Hubic

Qualités humaines / critères :

• ouverture d'esprit
• esprit de synthèse
• bon relationnel et bon communiquant
• organisation

Élu :

• Jérémy le 12 novembre 2020

Bonification :

• Clément est en apprentissage

Rôle représentant cercle d'orientation

Fiche descriptive du rôle représentant cercle d'orientation
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• représenter le cercle-cœur et le groupe local au sein du cercle d'orientation, élément de la gouvernance du mouvement des Colibris
• ce rôle n'est pas le lien avec l'équipe opérationnelle, pôle relier, déjà effectué par le rôle Coordination

Engagements :

• se rendre disponible pour le week-end de rencontre/débats dédiés au cercle d'orientation chaque mi juin
• solliciter le cercle-cœur dans les trois semaines avant la plénière du cercle d'orientation pour recueillir les questions, les envies et les questions du cercle-cœur envers le cercle d'orientation
• faire un retour régulier et écrit aux membres du cercle-cœurs sur les échanges au sein du cercle d'orientation
• faire un retour d'une ou deux phrases par écrit au cercle-cœur dans la semaine suivant le cercle d'orientation pour indiquer de façon générale ce qu'il s'est passé au cercle d'orientation.

Idées de moyens :

• avoir un canal de discussion dédié sur le tchat.
• formation et prise de contact avec notre référente au pôle relier

Domaine :

• Cercle d'orientation

Qualités humaines / critères :

• intégrité
• disponibilité mi-juin
• réactivité pour le retour post-assemblée
• connaissance du fonctionnement de la gouvernance du mouvement des Colibris

Élu :

• Jérémy le 12 novembre 2020

Rôle Inclusion

Fiche descriptive du rôle Inclusion
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• S'assurer que les personnes soient accueillies et, leur donner les informations et les liens leur permettant de trouver leur place dans le groupe local et, pour ceux qui le souhaitent, dans le cercle-cœur.
• S'assurer que les personnes qui partent le font dans de bonnes conditions, y compris lorsque ça doit aller jusqu'au processus d'exclusion.

Engagements :

• Être responsable du processus d'inclusion et d'exclusion dans le cercle-cœur
• Dans les réunions ouvertes, s'assurer que quelqu'un va à la rencontre des nouvelles personnes et que le cercle-coeur recueille ses coordonnées
• Être responsable du "kit d'accueil" pour les nouveaux membres du cercle-cœur et régulièrement vérifier qu'il reste sobre.
• Être vigilant quant à la dynamique du groupe, notamment que tout le monde participe
• Gérer le fichier des demandes d'inclusion ou/et ajouter à la liste diffusion
• Suivre le changement des mots de passe à chaque sortie du cercle-cœur

Idées de moyens :

• Favoriser le parrainage des nouveaux membres du cercle-cœur

Domaine :

• Kit d'accueil
• Processus d'inclusion et d'exclusion, dans la charte de fonctionnement
• Hubic : fichier des demandes d'inclusion

Qualités humaines / critères :

• Capacité à accueillir même ceux qui sont différents, avec qui on n'a pas d'affinités particulières
• DU TEMPS
• Empathie
• Écoute
• Ouverture d'esprit
• Tact
• Bienveillance, sens de l'accueil
• Intérêt pour transmettre les dynamiques de groupe

Élu :

• Jérémy le 12 novembre 2020

• Bonification :
• Nathalie en soutien.

Rôle Suivi des actions locales

Fiche descriptive du rôle Suivi des actions locales
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Garder le lien avec les membres actifs du groupe local qui portent des actions
• Créer une dynamique au niveau des actions
• S'assurer que les actions sont visibles et connues au sein du groupe local et en dehors
• Être à l'écoute des demandes et des besoins des porteurs
• Favoriser la synergie sur le territoire (mettre en lien avec personnes-ressources, et autres actions, etc)

Engagements :

• Faire un point au minimum tous les 6 mois avec les porteurs d'actions
• Mettre à jour le statut de l'action (en sommeil, en cours, abandonné) en fonction des retours
• Tenir à jour une liste des actions au sein du groupe local et des porteurs de ces actions
• Veiller à harmoniser les actions avec celles portées par le rôle "synergie territoriale / partenaires"
• Suivre la messagerie et répondre aux e-mails concernant les actions

Idées de moyens :

• S'assurer qu'il y a régulièrement une réunion d'échange au sein du groupe d'action (au moins 2 fois par an)
• Mettre en lien des personnes entre elles
• Demander régulièrement comment ça va, quels sont les besoins, etc.
• Mettre en avant les actions au sein de nos lettres d'information, de notre page Facebook et site internet en lien avec le rôle "Communication"

Domaine :

• Messagerie interne
• Liste des actions sur Hubic

Qualités humaines / critères :

• esprit de synthèse
• bon communiquant
• capacité de gestion

Élue :

• Nathalie le 12 novembre 2020

Bonification :

• Nathalie : Jérémy en formateur

Rôle Archiviste - Valorisation de la mémoire du groupe

Fiche descriptive du rôle Archiviste - Valorisation de la mémoire du groupe
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Garder la mémoire de ce qui est échangé, afin que ce soit disponible dans le temps.
• Assurer la capitalisation des richesses produites dans les réunions.

Engagements :

• S'assurer que les compte-rendus soient rédigés pour les réunions de cercle-cœur et les autres réunions
  • Faire de relevé de décision plutôt que comptes-rendus exhaustifs qui ne sont pas lus
• Assurer la continuité entre les réunions
• Mettre en ligne les comptes-rendus dans les 3 jours après la réunion, et les envoyer au Pôle Relier après la validation
• S'assurer de la validation ou relecture du compte-rendu par au moins un autre membre
• Se coordonner avec le rôle Facilitation pour l'écriture de l'ordre du jour
• Faire le point sur les informations stockées sur nos outils (Hubic, e-mails, site internet) et en assurer le nettoyage

Idées de moyens :

• Faire un rapide compte-rendu de la réunion précédente en début de réunion
• Mise à jour du contenu de notre site (wiki)
• Suivi des données stockées sur Hubic, Tchat, Framapad et e-mail

Domaine :

• Espace compte-rendus sur Hubic
• e-mail, wiki, site internet, tchat, framapad

Qualités humaines / critères :

• Précision
• Organisation
• Esprit de synthèse
• A l'aise avec l'écriture
• Sachant utiliser les outils informatiques ou avec l'aide du rôle spécialiste informatique
• Capacité à prendre du recul
• Réactif et disponible au moment des réunions pour le compte-rendu

Élu :

• Jérémy le 12 novembre 2020

Rôle Communication

Fiche descriptive du rôle Communication
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Coordonner la communication sur les différentes outils pour que les informations soient cohérentes.
• Relayer les sujets concernant les thématiques portées par les Colibris au sein de notre public et du groupe local

Engagements :

• S'assurer que chacun des trois outils cités ci-dessous possède un référent en responsabilité de la communication sur l'outil dédié.
• - référent lettres d'information :
  • - Gérer les coordonnées des membres du groupe local (ajouts, édition, suppression)
  • - Envoyer les invitations / lettres d'information lorsque c'est nécessaire (maximum une fois par mois)
  • - rédiger le contenu des lettres d'informations et suivre sa relecture
  • - gérer les étiquettes de groupe sur la liste de diffusion pour être à jour avec les listes de partenaires, porteurs d'actions, anciens membres du cercle-cœur, etc
• - référent page Facebook :
  • - relayer les sujets concernant les thématiques du groupe local dans le respect de la ligne éditoriale
  • - ajouter les évènements du groupe local
  • - modérer les commentaires
  • - suivre la messagerie interne de Facebook une fois par semaine
  • - être garrant de ligne éditoriale Facebook
  • - mettre la page Mouvement des Colibris en co-organisateur des évènements du groupe local
• - référent wiki - site du groupe local :
  • - assurer la mise à jour des actualités et des évènements
  • - vérifier régulièrement qu'il n'y a pas de modification malintentionnée
• Assurer la mise à jour des supports de communication : dépliants, etc et les imprimer
• acheter des objets à l'image des Colibris pour assurer une communication visuelle lors de nos actions (affiches, T-shirt, sacs, badges ...)
• Communiquer sur l’existence de la carte “Prés de chez nous”
• Suivre l'actualité des Colibris et la déposer dans le canal dédié sur le tchat
• Suivre les lettres d'information reçues sur les e-mails pour les relayer aux référents adéquats

Idées de moyens :

• Assurer le lien avec les médias locaux

Domaine :

• lettres d'information : Sendin Blue pour le référent dédié
• Fichier des membres du groupe local sur Sendin blue
• Wiki - site du groupe local : uniquement agenda collaboratif et actualité pour le référent dédié
• page Facebook pour le référent dédié
• boutique des Colibris
• contact privilégié pour la presse
• Mag des Colibris, Lettres d'informations des Colibris, Page Facebook du mouvement des Colibris

Qualités humaines / critères :

• Capacité rédactionnelle
• Capacité relationnel - médiation entre référents
• Intégrité
• Disponibilité ponctuelle

Élu :

• Jérémy le 12 novembre 2020
  • lettre d'information : référent Jérémy
  • page Facebook : référente Nathalie
  • contenu de ce site : référent Jérémy

Rôle Animation

Fiche descriptive du rôle Animation
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Permettre aux personnes du groupe local Colibris ou extérieures de se rencontrer, d'échanger, de s'informer et de se former.
• Apporter créativité, donner envie
• Faire participer les autres personnes du cercle-cœur et du groupe local

Engagements :

• S'assurer qu'il y ait un temps d'animation plusieurs fois par an (café Colibris, réunion ouverte, pique-nique)
• être responsable du matériel Colibris et tenir à jour l'inventaire (incluant cagnotte et le compte du groupe local)
• Gérer les aspects logistiques d'une rencontre ou d’un évènement du groupe local (réservation des salles).
• s'assurer qu'il y ait un compte-rendu des activités lors de ces animations

Idées de moyens :

• Proposer différents formats d'animation:
  • Forum ouvert, débat mouvants, brises glaces, world café, accélérateurs de projets, cercle samoan, animations autour de MOOC ou de la carte Près de chez Nous , groupes d'échanges

Domaine :

• Matériel Colibris
• Fiches sur les animations sur notre dossier partagé interne
• boîte de messagerie pour les messages concernant la préparation de ces animations

Qualités humaines / critères :

• bon communiquant
• organisé
• rigoureux
• créativité
• responsable

Élue :

• Nathalie le 16 juillet 2020

Partie commune à tous les rôles

Réflexions générales sur les rôles

• Nous sommes invités à nous structurer avec souplesse.
• Le nombre de rôles peut se trouver supérieur au nombre de membres du cercle-cœur, cela permettra une offre, et une opportunité aux nouveaux membres arrivants dans le cercle-cœur.
• Le rôle peut être porté par une personne ou par un cercle, mais il faut de toute façon un référent.
• Le référent n'est pas responsable de tout faire, il peut déléguer autant qu'il ou elle veut : il est prioritaire qu'il exerce le lien entre les protagonistes d'une action, qu'il les informe, plutôt que s'affairer à vouloir tout faire.
• Un rôle peut être en sommeil mais c'est toujours bien que ce rôle existe.
• Faire attention à ne pas projeter le rôle sur une personne, le choix de la personne vient dans un 2nd temps. Un rôle correspond d'abord à un besoin.
• Les rôles peuvent évoluer avec le temps. Il s'agit d'expérimenter et de voir ce qui marche pour nous.
• Un rôle est autonome pour agir et prendre des décisions dans son périmètre. Un rôle est indépendant d'un autre. Pour autant, les référents s'affairent à communiquer aux autres référents des autres rôles, les liens pertinents et convergents, sans interférer dans les actions dont ils n'ont pas la charge.
• Les rôles sont attribués par élection sans candidat.

Mandat :

• Transitoire
• Une année (à titre indicatif)
• Une élection peut être demandée par chaque membre du cercle-cœur, à l'issu d'une prise de décision par gestion par consentement car les référents peuvent être insuffisamment disponibles pour accomplir leur tâche (accident de la vie, perte de motivation ou volonté) , et de fait, mettre en péril, freiner, une action en cours de construction, voire mettre à mal l'image de l'association, ou s'être trompé dans la compréhension du rôle.

Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Rôle Coordination et Sobriété heureuse

Fiche descriptive du rôle Coordination et Sobriété heureuse
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Maintenir le lien avec l'association nationale (le recréer si nécessaire)
• Coordonner le groupe local
• Faire redescendre ce qui se passe dans le mouvement national, et rappeler les valeurs du mouvement
• Se renseigner sur les soutiens possibles de la part du national
• Veiller aux engagements du cercle-cœur en tant que relais local de l'association
• Veiller à ce que les rôles soient tenus, et qu'ils n'occasionnent pas de dérives
• Veiller à ce que nos actions, réunions, outils, informations soient sobres et adaptés à notre effectif

Engagements :

• Être le contact privilégié avec le Pôle Relier
• Partager avec tous les membres du cercle-cœur les valeurs et éléments fondamentaux de l'association, notamment vers la gouvernance partagée.
• S'assurer que le cercle-cœur relaye au Groupe Local de la vie de l'association.
• Assurer le suivi du bénévolat, ainsi que les déclarations d'assurance
• Veiller à la réduction du nombre d'outils
• S'assurer qu'il y a une visio avec notre référente au minimum tous les 6 mois
• S'assurer que les initiatives du groupe local sont référencées sur l'outil de collecte des actions du mouvement national
• être responsable du compte de réservation de salle à la cité Allende
• être responsable de la clé pour la boîte n°74 à la cité Allende

Idées de moyens :

• Donner envie aux autres membres du cercle-cœur de participer aux rencontres réseaux, formations, rencontres régionales
• Proposer de nouvelles séances de travail sur la fiche d'identité tous les ans
• tenir à jour un tableau partagé du suivi de bénévolat de tous les membres du cerlce-coeur

Domaine :

• Fiche d'identité du cercle-cœur
• Lien avec le référent national
• Site internet internes aux groupes locaux
• compte Cité Allende
• tableau partagé du suivi de bénévolat sur notre espace partagé interne

Qualités humaines / critères :

• Bonne connaissance de l'organigramme global de Colibris ainsi que des valeurs du mouvement, ou au moins un fort intérêt pour le découvrir
• Bonne capacité de communication
• Fiabilité
• Rigueur
• Tact
• Vigilant, présent à ce qui se passe
• Disponibilité de temps et d'esprit
• Curiosité
• Vision verticale et horizontale

Élu :

• Jérémy le 23 juin 2020

Bonification :

• Nathalie souhaite monter en compétence auprès de Jérémy.

Rôle Facilitation

Fiche descriptive du rôle Facilitation
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Permettre aux réunions cercle-cœur d'être le plus possible fluides, efficaces, créatives et sympathiques
• Mettre en œuvre des méthodes qui permettent à tout le monde de s'exprimer, à la gouvernance d'être effectivement partagée

Engagements :

• Faire découvrir des nouvelles méthodes de gouvernance partagée (et les intégrer dans le fonctionnement si le groupe est d'accord)
• S'assurer qu'il y ait un animateur (et un veilleur du temps) à chaque réunion.
• S'assurer qu'il y ait un ordre du jour à chaque réunion, adapté aux besoins exprimés
• Transmettre les méthodes, former d'autres personnes à ces méthodes (formation "sur le tas")
• Soutenir le rôle Animation lorsque celui-ci souhaite partager des méthodes d'intelligence collective lors des réunions ouvertes

Idées de moyens :

• Participer aux formations sur la gouvernance partagée et thématiques proches.

Domaine :

• Notre espace partagé : documentation sur la gouvernance partagée et autres formations
• utiliser le compte Lorient Asso pour la réservation de salle

Qualités humaines / critères :

• Écoute du groupe et des individus
• Créativité
• Capacité à donner envie, à transmettre
• Capacité à se mettre en retrait, à s'effacer
• Capacité d'organisation, de travailler à plusieurs et d'autonomie
• Connaissance de la gouvernance partagée ou envie d'apprendre
• Rigoureux

Élue :

• Nathalie le 16 juillet 2020

Bonification :

• Nathalie et Sonia assureront ce rôle en alternance chaque mois.

Rôle Spécialiste outils informatiques

Fiche descriptive du rôle Spécialiste outils informatiques
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

• Permettre à tous de pouvoir utiliser les outils informatiques utiles à la réalisation de son rôle
• assurer la maintenance des outils

Engagements :

• vérifier le bon fonctionnement des outils
• produire des documents explicatifs pour l'utilisation de ces outils
• répondre par e-mail, téléphone ou autour d'un verre aux questions techniques de chacun
• assurer le suivi RGPD de nos listes de contacts
• assurer la modération des canaux du Tchat interne au groupe local

Idées de moyens :

• proposer des créneaux de formation
• proposer des nouveaux outils plus simples d'utilisation
• développer/mettre en place de nouvelles applications

Domaine :

• tous les outils numériques du cercle-cœur : (wiki site internet, e-mail, framapad, framagenda, Hubic, mailchimp, sendin blue, framadate, tchat)

Qualités humaines / critères :

• Bonne connaissance des outils informatiques du cercle-cœur
• pédagogue
• réactif
• disponible
• A l'aise avec l'écriture

Élu :

• Jérémy le 16 juillet 2020