Rôle Archiviste - Valorisation de la mémoire du groupe

Fiche descriptive du rôle Archiviste - Valorisation de la mémoire du groupe
Retrouvez la liste complète des rôles ici.

Raisons d'être :

Garder la mémoire de ce qui est échangé, afin que ce soit disponible dans le temps.
Assurer la capitalisation des richesses produites dans les réunions.

Engagements :

S'assurer que les compte-rendus soient rédigés pour les réunions de cercle-cœur et les autres réunions
- Faire de relevé de décision plutôt que comptes-rendus exhaustifs qui ne sont pas lus
Assurer la continuité entre les réunions
Mettre en ligne les comptes-rendus dans les 3 jours après la réunion, et les envoyer au Pôle Relier après la validation
S'assurer de la validation ou relecture du compte-rendu par au moins un autre membre
Se coordonner avec le rôle Facilitation pour l'écriture de l'ordre du jour
Faire le point sur les informations stockées sur nos outils (Hubic, e-mails, site internet) et en assurer le nettoyage

Idées de moyens :

Domaine :

Qualités humaines / critères :

Précision
Organisation
Esprit de synthèse
A l'aise avec l'écriture
Sachant utiliser les outils informatiques ou avec l'aide du rôle spécialiste informatique
Capacité à prendre du recul
Réactif et disponible au moment des réunions pour le compte-rendu

Élu :

Partie commune à tous les rôles

Réflexions générales sur les rôles

Nous sommes invités à nous structurer avec souplesse.
Le nombre de rôles peut se trouver supérieur au nombre de membres du cercle-cœur, cela permettra une offre, et une opportunité aux nouveaux membres arrivants dans le cercle-cœur.
Le rôle peut être porté par une personne ou par un cercle, mais il faut de toute façon un référent.
Le référent n'est pas responsable de tout faire, il peut déléguer autant qu'il ou elle veut : il est prioritaire qu'il exerce le lien entre les protagonistes d'une action, qu'il les informe, plutôt que s'affairer à vouloir tout faire.
Un rôle peut être en sommeil mais c'est toujours bien que ce rôle existe.
Faire attention à ne pas projeter le rôle sur une personne, le choix de la personne vient dans un 2nd temps. Un rôle correspond d'abord à un besoin.
Les rôles peuvent évoluer avec le temps. Il s'agit d'expérimenter et de voir ce qui marche pour nous.
Un rôle est autonome pour agir et prendre des décisions dans son périmètre. Un rôle est indépendant d'un autre. Pour autant, les référents s'affairent à communiquer aux autres référents des autres rôles, les liens pertinents et convergents, sans interférer dans les actions dont ils n'ont pas la charge.
Les rôles sont attribués par élection sans candidat.

Mandat :

Transitoire
Une année (à titre indicatif)
Une élection peut être demandée par chaque membre du cercle-cœur, à l'issu d'une prise de décision par gestion par consentement car les référents peuvent être insuffisamment disponibles pour accomplir leur tâche (accident de la vie, perte de motivation ou volonté) , et de fait, mettre en péril, freiner, une action en cours de construction, voire mettre à mal l'image de l'association, ou s'être trompé dans la compréhension du rôle.