Les différents types de réunion

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Nous pensons qu'un axe majeur d'amélioration de nos organisations est de clarifier le type de réunion où nous sommes, et, de séparer les moments.
Nous pensons utile de clarifier l'intention de la réunion (son objectif), sa raison d'être, la façon dont elle est prévue et organisée. Ces clarifications contribuent à notre vision de la Gouvernance Partagée.

Choisissez votre réunion selon votre Besoin

Le Besoin est ce qui est important à vivre à l'instant présent, pour le groupe. Et comme, assez logiquement, il y a de nombreux besoins à un instant pour le groupe, nous vous invitons à organiser autant de réunions que de besoins.
Si le groupe a besoin de
  • Déterminer le cap, de changer la direction à tenir, avoir de nouveaux buts ? Réunion stratégique - qui peut se faire en Gestion par Tensions
  • Travailler autrement, clarifier collectivement les autorités utiles à l’organisation (avec la création et évolution des rôles, de leurs redevabilités et des politiques du cercle) ? Réunion de Gouvernance - qui peut se faire en Gestion par Tensions
  • Passer à l'action, se synchroniser pour les prochaines actions ? Réunion Opérationnelle
  • Célébrer, se relier ? Réunion conviviale, faire la fête.
  • Traverser des tensions interpersonnelles ? partez sur une Réunion de régulation émotionnelle ou de médiation.
Notre invitation est de séparer les réunions dans des temps différents, un moment pour l'opérationnel, un autre moment pour la convivialité même si ces réunions se suivent.

Choisissez votre réunion selon votre Stratégie

Selon votre stratégie (objectif), l'animation ou la facilitation de la réunion sera différente sur le fond et la forme.
  • Informer. Descendant - de une vers n personnes. Style : Directif sur la forme Directif sur le fond. L'animateur fixe le cadre et les règles. Objectif : délivrer de l'information et la compréhension de cette information.
    • l'animateur introduit le sujet
    • l'animateur délivre l'information
    • il s'assure de la compréhension du sujet. Laisser un temps de clarification et laisser un temps de questionnement.
  • Consulter. Ascendant - de n personnes vers une - recueil d'informations / avis. Style : Directif sur la forme, non directif sur le fond Objectif : Avoir les avis des présents, avis sur un sujet, des opinions
    • information sur le sujet
    • l'animateur explique ce qu'il attend du groupe
    • écouter les avis et clarifier si besoin
  • Concerter Style : Directif sur la forme, non directif sur le fond Objectif : aller plus loin que les avis, demande de l'analyse, des propositions de solutions, un recueil de solutions.
    • fixer le cadre
    • temps de concertation : recueil des solutions
    • clarification
    • synthèse des solutions envisagées : uniquement l'exposé des options
  • Innover = brainstorming Style : Directif sur la forme, non directif sur le fond. Objectif : produire des idées, pas d'analyse , florilège d'idées
    • introduction : exposé des règles de la créativité
    • recueil des idées : clarification faible
  • Décider Style : Directif sur la forme - voir la fiche sur les différents modes de décision

Choisissez votre réunion selon la temporalité

  • réunion de lancement ou d'ouverture
  • réunion d'avancement
  • réunion de clôture

Quel est le rôle essentiel d'un-e facilitateur-trice ou animateur-trice ? Faire produire quelque chose.
Il-elle annonce ce que l'on attend, il-elle fixe l'objectif.
Un collectif ne peut pas produire la même chose qu'une personne seule. Il faut des échanges ou des allers/retours entre la production individuelle (un texte par exemple) et un collectif (qui peut améliorer / amender un texte).
Il y a des activités de production adaptées à un collectif et d'autres activités de production adaptées à une personne seule.
Attention : dans une réunion il-elle est neutre, il-elle ne fait que fixer le cadre. Il-elle peut ne pas être impliqué dans le projet.


  • Préparation pédagogique : connaître le contenu et le sujet, cadre temporel (heure début / fin), cadre réglementaire, participant-es, ordre du jour (date, lieu, objectifs clairs et précis, type de réunion, timer).
  • Préparation psychologique : être ouvert et d'esprit disponible et accueillant, vérifier son Elan, Temps et Energie (ETE),
  • Préparation Logistique : salle, convivialité, boissons, matériel
  • Préparation du démarrage : prévoir un temps d'amorce (contexte de la réunion) ; présenter le cadre ; la posture / gestuelle = savoir-être ; séparer les taches avec un facilitateur (ou animateur) à désigner impérativement en avance pour qu'il prépare la réunion), un donneur de parole, un gardien du temps, un secrétaire (pour le Relevé de décision)

Gestuelle possible pour une animation : couper la parole = main levée ; donner la parole en pointant qql du doigt ; être debout quand les gens sont assis ; si qql est bavard avoir une main qui tourne pour faire remarquer que c'est un peu long.

Le-la facilitatrice a l'autorité dans son rôle pour aller vers l'objectif, faire en sorte que les personnes se sentent en sécurité et faire en sorte que les personnes participent en surveillant la jauge implication.
L'autorité est maintenue
  • en jouant sur le cadre temporel (rappel du temps) ou l'objectif (rappel du sujet si dérive)
  • en résumant ce qu'on a vu : ramener tout le monde au même niveau d'information
  • en posant des questions ouvertes à la cantonade
  • en concluant sur ce qui a été dit.
  • si l'animateur souhaite intervenir comme participant, il doit bien séparer les deux et préciser s'il parle comme animateur ou comme participant.

Quels sont les indicateurs qui me disent que la réunion se passe bien ?
  • la jauge des objectifs
  • la jauge de la sécurisation
  • la jauge de l'implication

La jauge des objectifs
Mettre en mouvement le groupe pour aller à l'objectif.
Comment ? en étant directif sur la forme. L'animateur régule et interrompe les échanges pour atteindre l'objectif car c'est dans l'ordre du jour et c'est ce pourquoi les personnes sont venus. Il évite les Hors Sujet.
- Le risque vient du bavard, on va l'interrompre, on lui coupe la parole
Ex : « merci » et on passe la parole à qql d'autre. Utiliser la gestuelle en montrant du doigt une autre personne.
- Le risque vient des personnes qui lancent un HS.
Repartir du cadre / rappel du cadre
Ex : on note le point pour une prochaine réunion
Il n'est pas possible d'aborder un sujet non prévu à l'ordre du jour car l'animateur et les personnes ont besoin de se préparer.
- technique de la cantonade : on pose une question à tous. Balle au centre.
On peut noter en même temps les idées.
On met fin à la cantonade en remerciant et en synthétisant
- technique de la corde à noeud
Mini-synthèse régulière au cours des échanges ce qui permet de mette tout le monde au même niveau.
- Technique du tour de table avec rebond
On autorise les rebonds mais uniquement sur la personne dont c'était le tour. Pas de rebond sur un rebond.

La jauge sécurisation
Permettre aux gens de se sentir en sécurité
Libérer la parole
  • bonne ambiance, convivial, le lieu a son importance
  • le cadre est sécurisant : temporel, réglementaire : charte de confort
  • signe de reconnaissance : « merci », « bravo » « intéressant »
  • les moments de tensions sont normaux : il faut les ralentir, les reformuler, les affronter, et en cas extrême interrompre la réunion.
  • utiliser les cordes à noeuds pour sécuriser

La jauge implication
Rendre dynamique la réunion
  • l'animateur ne doit pas monopoliser la parole
  • reformuler ce qui a été dit
  • techniques : tour de table, (autoriser à ne pas s'exprimer), brainstorming, world café, forum ouvert,
  • le jeu de l'avocat (présenter l'avis de son voisin), le photo langage

La dynamique de groupe
Un groupe est comme un être vivant. La dynamique de groupe au stade ultime permet la performance, permet d'aller plus loin dans les objectifs fixés, plus rapidement. L'animateur doit savoir comment se positionner pour aider à la production du groupe.

Etapes du groupe
  • 1. Constitution : Zéro performance, zéro production. Créer l'ambiance : tour de table, cadre, jeu de l'avocat, s'appuyer sur les désinhibés
  • 2. Tension : Faire parler nos envies, émotions => tensions Le rôle de l'animateur est de réguler, ne pas avoir peur. On fait exprimer les opinions mais aussi les arguments avec rappel des règles. => rappel sans cesse des règles. Et c'est normal. Les tensions sont normales, saines, c'est ce qui va souder.
  • 3. Normalisation : Le groupe a accepté les règles, le sentiment est que chacun se sent inhibé par les règles.
  • 4. Performance : Les personnes ont accepté les règles, chacun met de coté ses opinions.
  • 5. Dissolution

Note prises durant une formation proposée par l'Amap de Versailles, formation de 3 demis journées animée par Jérome de l'ADDEL (formation de salariés et bénévoles d'associations)
http://sortirdunucleaire.org/Comment-animer-une-reunion-41012


Animation en conférence > 50 personnes
  • technique de la grappe : on cumule les questions
  • on pose la 1 ère question (en candide) : pour libérer la parole dans la salle

Dire non à qql qui insiste
A chaque fois que l'animateur dit non il doit augmenter la compréhension et la fermeté
  • la compréhension = reformulation simple -> puis forte -> puis grande
  • la fermeté : polie -> ferme -> catégorique
Ne pas lâcher sous peine de voir remettre en cause autorité et déroulement animation.

Réception d'une critique
Une critique ce n'est pas la vérité.
1. quelle attitude ? On peut l'accepter ou non. On ne peut pas empêcher les gens de penser. Etre prêt à recevoir la critique. Etre neutre mais comprendre ce qu'on nous reproche. Le reproche est sur une opinion ou sur un fait : Surtout ne pas accélérer. Je ralentis et je reformule la critique en restant sur les faits.
2. Réponses outils
  • bouclier : <silence> « ok merci »
  • brouillard : ok ca m'arrive parfois d'être bla bla mais pas toujours
  • inversion : je vois que tu as un problème avec ma manière de m'organiser (c'est l'autre qui est gêné par ma façon de faire)
  • inversion + édredon : inversion + « ok et si tu veux on en parle après la réunion en tête à tête ».