Achat groupé : les process

Process avant distribution

Date de mise à jour du process : 08.10.2023
Auteur·e·s : Dominique Axelroud
Temps à dédier à l'activité : 3 heures

Clôture achats groupés le dimanche 20h précedent la distribution le vendredi suivant 18h
Avant de fermer les achats
Dans le domaine « Administration »
Extraire les données (tableau XL), à partir de l’onglet « Paramétrer » « exporter les données » indiquer les dates de l’export : ouverture des achats par Lili, date fermeture par Dominique dimanche soir 20h) une semaine avant la distribution, option « commande adhérents, fournisseurs »

Lorsque le tableau aura été généré, il conviendra d’envoyer les commandes aux fournisseurs, dans « administration « commandes « apparaitront les commandes qu’il conviendra d’envoyer fournisseur par fournisseur, les doubles des commandes sont envoyés sur La Source.
Seules les quantités par produit sont envoyées.
Certains fournisseurs livrent des commandes par adhérent, nous leurs envoyons par e mail la liste de leurs commandes par adhérent. Par extraction à partir du tableau, des commandes du fournisseur
Sont concernés : M Buquet (boucherie), Eirl Pelletier Arnaud (biscuits), Sylvie (Potager de Cherizy)

Puis fermer les achats dans le domaine « Administration » « fournisseurs », activer l’option inactif par fournisseurs, ainsi les achats ne seront plus possibles

Formater le tableau XL
Commandes par adhérent, mettre en positif les quantités, appliquer la formule prix X quantité pour avoir le total par produit
Activer l’option « Somme » pour avoir le total par adhèrent
Produits avec prix qui dépendent du poids :
Boucherie, Poulets
1)Boucherie
Mettre en rouge les produits Boucherie, effacer les prix des produits boucherie
Créer une ligne total boucherie ou sera porté le total boucherie fournis par le boucher
2)Poulets
Mettre en bleu les produits poulets, effacer la quantité(poids) des poulets, puis porter le poids des poulets indiqués sur les colis poulets

Le total par adhérent sera ainsi actualisé
Reliquat
En cas de reliquat (fournis par Sophie L) trop payé commande précédente, ou pas assez payé, ces montants seront ajoutés ou diminué selon les cas par adhérent
Un total général pourra également être paramétré, ainsi sera connu le montant total des commandes

Si questions : il est possible d « ouvrir un « ticket) dans le module administration,
Contacter : Alain (hotline) 06 50 60 78 48
Ainsi tout est clair, chacun pourra prendre en charge ces taches !

Télécharger le fichier Procedurableau_Achats_groupes_avant_distributionAG.22.09.2023.xlsx