Dans le cadre de l’optimisation des tournées, il faut tous les deux mois minimum, exporter le tableau « Optimisation tournée » du Back Office. Pour l’exporter, il faut aller dans le BO > suivi des commerciaux
> sélectionner la tournée concernée (elle passe alors en bleu) ;
> choisir la période de référence (ex : 8 semaines sur l'année en cours) ;
> Cliquer sur « Import/Export clients d’une tournée » puis « Export ».
On a alors le tableau suivant :


L’export de ce tableau permet de faire une mise à jour sous format excel et de travailler tous les 2 mois les objectifs clients avant de réimporter le tableau dans le Back Office en csv. L’ensemble des clients exportés correspond à l’ensemble des clients affectés à la tournée en question.

COMMENT METTRE À JOUR LE TABLEAU ?
Ce tableau est constitué de plusieurs colonnes :
1/ Des colonnes qui ne servent que visuellement à identifier le client et qui ne pourront pas être modifiées :

• Le numéro client ;
• Le nom du client ;
• L’adresse du client ;
• Le CA du client (CA annuel lissé à jour, c'est-à-dire celui du dernier mois.

Ex : Si l’on est en fin avril 2018, on aura le CA annuel lissé du 1er avril 2017 au 31 mars 2018)
La tranche de CA calculée à partir du CA annuel lissé (<7,5k€, >7,5k€, >15k€)

2/ Des colonnes qui seront remplies après avoir sélectionné une période de référence (ex pour ce premier travail la période de référence est les 2 mois Juillet Août 2017).

• Le CA à venir N-1 : CA moyen par semaine sur les 4 prochaines semaines vs N-1 ;
• La Variation N-1 ;
• Coefficient saisi ;
• Coefficient normal ;
• Date limite de validité ;

NB : Pour baisser un coefficient en dessous de 1, se référer à un membre de la Direction.

3/ Des colonnes modifiables :

• La cible Objectif - N-1 : on y met le montant que l'on souhaite faire en plus ou en moins chaque semaine par rapport à l'année dernière.
• Le nouveau coefficient : on y met le nouveau coefficient client si l'on veut changer le coefficient.
• Nouvelle Date limite : on y met la nouvelle date limite liée au nouveau coefficient client.
• Les produits à travailler : c'est dans cette cellule que l'on rentre l'engagement du vendeur pour tenir l'objectif sur le client.
• La date d’engagement : on y met la date du jour de l'entretien.
• Le nom du vendeur : on y met le nom du vendeur à qui on associe le client.
• Une remarque concernant le client : noter A, B, C, P :

Clients prospects : P
Clients actuels : C
Clients à basculer vers un autre (reprise de magasin) : B
Clients fermés : A

• Référence client basculé

COMMENT PARLER DES OPTIMISATIONS À SES VENDEURS ?

Méthodologie d’entretien : bien repréciser avec chaque vendeur que si nous souhaitons faire évoluer notre approche clients c’est pour que chaque début de semaine le vendeur connaisse ses engagements pris et ses objectifs à atteindre et soit motivé tout simplement ! Seule une implication de chacun à la semaine nous permettra de remettre les résultats de la société en équilibre.

L’export du tableau optimisation tournée doit vous permettre d’aller à l’essentiel avec votre vendeur. Vous masquez les colonnes C, E à H du document exporté pour ne garder qu’un tableau facile de lecture et qu'il voit client par client en colonne I et J la variation à la semaine de son CA au cours de la période choisie ainsi que la variation par rapport à N-1. Il est important à ce niveau là de bien lui poser la question « Qu’est ce que tu penses faire pour récupérer la baisse avec ce client ? » ou « crois-tu pouvoir continuer à progresser avec lui ? De combien par rapport à N-1? et Comment ? »

Vous devez vérifier que cette baisse est engagée depuis plus de temps que la période de référence ou alors est conjoncturelle (fermeture plus longue cette année ou moins de mariage…) en allant voir dans les statistiques clients comment il se situe depuis le début de l’année.

Il est important de bien travailler les colonnes de O à V pour savoir les axes qu’il souhaite mettre en œuvre dès la semaine prochaine.

Par rapport à l’exemple du client Caudron :

Le vendeur s’engage en mettant un 0 dans la colonne « Cible Objectif - N-1 » à revenir à son niveau de N-1 à partir de maintenant et regagner chaque semaine en moyenne 51€. Pour cela, il a prévu de pousser certains produits et d’appeler son client chaque lundi.

S’il pensait ne pas pouvoir récupérer cette baisse il aurait noté -51 et s’il pensait faire mieux que cela il aurait pu noter 100 (cela voudrait dire qu’il progresserait de 151€ par rapport à la situation des 8 dernières semaines.

L’ensemble des évolutions clients seront portées dans les objectifs pour les 2 prochains mois et sont consultables chaque jour de semaine pour tous les vendeurs dans le back Office dès qu’ils rentreront dans la facturation de leurs clients.

Bien évidemment, si l’on baisse la marge de certains clients, il faut augmenter la marge chez d’autres. C’est le cas des clients que l’on continue à dépanner et qui ont un CA inférieur à 5k€ par an.

Il y a deux leviers majeurs pour progresser avec un client :

• Le levier prix : on a les produits poussés pour cela ;
• Le levier produits : la colonne « Produits à développer » sert à matérialiser la prise d’engagement et on verra facilement au niveau du client dans le Back Office les fruits ou non de l’engagement.