Visioconférence, conférences téléphoniques : quelles animations pour nos rendez-vous à distance ?


Contributeurs

Cette fiche est issue d'un atelier mené dans le cadre du Forum des Usages Coopératifs à Brest en juillet 2018.
Atelier et apports de contenus par
  • Marika Bernier,
  • Louise Didier,
  • Cécile Favié.
Rédaction : Romain Lalande
Licence : CC by SA

Objectif :

Bien qu'il y ait des usages variés en terme de nombre de participants et des objectifs des temps (coproduire, donner de l'info, décider...), nous vous proposons ici des éléments parmi lesquels piocher à volonté, et à augmenter de vos propres expériences de réunions à distance.

Avant : la préparation

Monter une petite équipe d'animation : Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Bien préparer l’ordre du jour. L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Se préparer à avoir la pêche. A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique. Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Effectuer un envoi en amont. Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

[INSERER ICI UN EXEMPLE DE MAIL ENTHOUSIASTE]

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne. Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera. Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B. la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

Pendant : la réunion

Dixit_posé_sur_une_table
Les cartes du jeu dixit
Penser à la convivialité et recréer du lien. Il est difficile de se lancer à prendre sa palce et parler en visio si on ne l'a pas fait avant. On oublie pas qu'on est des humains même derrière un écran. Quelques exemples :
  • Faire un petit tour "Météo". Chacun dit comment il se sent, on sonde comment tout le monde est, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table. Il permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • Photolangage. Via des carte dixit scannées demander à chacun de choisir une image qui correspond à son état d'esprit du moment et proposr à chacun d'de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance. quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir un atmosphère différent !

Poser des règles d'échange. Parfois appelées "Accords de groupes", ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type "de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ?". S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure
  • qu'il y ait de la bienveillance
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre "facultatif" le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du "on est a distance mais on doit être ensemble),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être "vraiment" ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression ...)

Importance de la voix. Les silences peuvent être difficiles, l'animateur.trice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactifs et ne pas avoir peur du silence qui s'installe mais aussi en proposer au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté,...). Demander des feedback de temps en temps ("ça va ?"). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.

Créer une dynamique de distribution de la parole. A distance c'est encore pire quand une prise de parole unique trop longue. Bien rappeler le déroulé. quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong - chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un
  • Prise de parole via le chat : chacun annonce sa volonté de prose de parole (ou une réaction courte) dans la chat et attend qu'on la lui donne > Astuce de mettre une étoile intéressante par rapport au fait d'écrire "je prends" ou "je laisse"

Choisir des modes d'animation adaptés. Des méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance : Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles

Ne pas commencer sur un sujet brûlant. Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend d'habitude. Des fois il faut bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on ose pas se couper,...)





Prendre soin du moment. Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la MORT. On peut rigoler, s'autoriser une pause, ... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme,...

Annoncer la distribution des rôles :
  • Animation
  • Time-Keeper
  • Distribuer la parole

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio. Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier dans els tours de cercle. Avoir un équipement particulier


Une durée limité et un rythme humain. Jamais de visio de plus d'une heure trente. ne pas dépasser 45mn consécutive. Au moins 5 à 10mn de pause. La pause est un moment où on peut s'extraire de son écran. Aller voir du coté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça. Faire des mini sprint permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones. Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. propose de nombreux type de votes.Raccourcis la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement. Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Laisser un espace d'expression live. Proposer aux gens de poser leurs questions par écrit dans le chat (bien identifier si c'est sur le doc d'écriture ou directement dans le chat de l'outil de visio)


Après la réunion

Renvoyer un mail. Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ. Cela réintègre aussi les absents et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes. Pour sortir un CR des notes brutes. penser à l'exporter / le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.
Se rencontrer en physique. Des fois on échange en visio mais on se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout ça crée une étrange convivialité "on se connaît mais on se connaissait pas".

Se programmer une pause. Au moins 30mn de pause après le l'animation afin d'être en état de se remettre sur autre chose

Foire aux Questions

Comment animer le temps de latence de début de réunion ? Lorsqu'il y a des problèmes techniques, sinon les gens sont finalement dégoûtés. -> Ne pas nier qu'il y aura nécessairement un calage technique mais l'intégrer au programme. En faire une pré-animation : chacun doit donner son prénom et ça permet de valider que ça fonctionne.

Comment couper la parole gentiment ? L'humour est une bonne réponse, tout le monde est garant du cadre et donc peut faire un petit rappel, mais c'est moins le cas à distance. "moi j'ai l’impression que... Comment le sentez-vous de votre coté ? "