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© Copyright Carter McNamara , MBA, PhD , Authenticity Consulting, LLC.S'applique aux organismes sans but lucratif, sauf indication contraire.
L'aperçu de base suivant vous donnera une perspective globale sur les processus de base impliqués dans la gestion financière à but non lucratif. Les termes clés à apprendre sont en gras. Vous en apprendrez plus sur les termes clés plus loin dans les sections suivantes lorsque vous reviendrez au Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis
Les activités suivantes décrites sur cette page se déroulent régulièrement dans le cadre du cycle comptable annuel. Le cycle comptable comprend la tenue de livres, la génération d'états financiers et l'analyse des informations à partir des états.
La comptabilité consiste essentiellement à enregistrer diverses transactions financières. Les activités de tenue de livres peuvent souvent être effectuées par quelqu'un qui effectue un travail de bureau de base dans l'organisation. Souvent, le trésorier du conseil peut vous aider à développer et à mettre en œuvre votre système de comptabilité.
Le conseil d'administration élabore et autorise un ensemble de procédures sur la façon dont l'organisation gère ses finances, y compris la façon dont les activités suivantes sont menées par votre organisation. Le trésorier du conseil coordonne généralement la responsabilité du conseil pour le manuel, y compris son examen et sa mise à jour réguliers. Le conseil d'administration et le directeur général devraient tout mettre en œuvre pour assurer le respect des procédures énoncées dans le manuel.
À mesure que votre organisation à but non lucratif se développe et que vous commencez à utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice, vous aurez probablement besoin de plus de types de journaux, par exemple, un Journal des Encaissements, un Journal des Décaissements, un Journal de la paie, un Grand Livre des Comptes Débiteurs, un Grand Livre des Comptes Créditeurs, un Journal des Ventes, un Journal des Achats et un Grand Livre général.
(Dans un système de comptabilité d'exercice, vous postez des entrées lorsque vous gagnez de l'argent et lorsque vous le devez. Les petites organisations n'ont généralement pas les ressources nécessaires pour utiliser un système fondé sur la comptabilité d'exercice. Toutefois, les états financiers sont préparés selon la méthode de la comptabilité d'exercice. En guise de compromis, de nombreuses organisations utilisent la méthode de la comptabilité de caisse pour enregistrer les écritures dans les journaux, mais obtiennent de l'aide pour les convertir en une méthode basée sur la comptabilité d'exercice pour générer des états financiers.)
Vous pouvez effectuer des publications en utilisant une méthode à entrée unique ou à double entrée. La double entrée fonctionne à partir d'une équation comptable de base "actif = passif capital". La méthode à double entrée garantit que vos livres sont toujours en équilibre. Chaque transaction comporte deux entrées de journal, un débit et un crédit. Chaque transaction affecte les deux côtés de l'équation.
Chaque publication peut faire référence à des documents d'accompagnement que vous conservez quelque part dans un fichier. Par exemple, les publications sur les reçus en espèces peuvent faire référence à des factures que vous avez envoyées à un client et qui l'ont incité à écrire des chèques à votre organisation (chèques que vous avez affichés en tant que reçus en espèces). Par exemple, les écritures sur les décaissements en espèces peuvent faire référence à des factures qui ont été envoyées à votre organisation et qui vous ont incité à rédiger des chèques (chèques que vous avez affichés en tant que décaissements en espèces.) Lorsque vous effectuez un dépôt à la banque, vous déposez le reçu de dépôt de la banque dans un fichier.
Bientôt, vous évoluerez peut-être vers un système informatique, qui automatise grandement la saisie des transactions, la mise à jour des registres, la génération des états financiers et des analyses financières (plus à ce sujet plus tard), et la génération des rapports nécessaires à la déclaration des impôts, etc. Le seul inconvénient de l'utilisation d'un ordinateur est que vous pourriez sous-estimer l'importance de savoir comment fonctionnent réellement vos processus comptables - c'est un avantage de faire la comptabilité vous-même, ne serait-ce que pour quelques mois. Vous devez également générer vos propres états financiers et analyses financières au moins pendant quelques mois. Avoir ces connaissances et cette expérience vous aide à développer un instinct pour tirer le meilleur parti de vos ressources financières.
(Nous en parlerons plus à ce sujet dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.)
Cependant, les organisations à but non lucratif doivent déclarer l'activité du compte selon les classifications fonctionnelles (ou programmes) et naturelles (ou de soutien). Les transactions du programme sont celles directement liées à la prestation de services aux clients, aux membres, etc. Les opérations de soutien sont celles qui sont communes à tous les programmes, par exemple, les coûts de gestion générale, etc. Il n'est pas toujours facile de savoir quelles transactions appartiennent à quelle catégorie ! Nous parlerons également davantage de la gestion des budgets de programmes dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.
Vous devez élaborer un budget de programme, c'est-à-dire un budget pour chaque service majeur que vous fournissez aux clients. Par exemple, un programme de transport, un programme de garde d'enfants. De nombreux organismes à but non lucratif ont plus d'un programme. Il est essentiel de planifier et de suivre les coûts financiers de chaque programme. Autant que possible, les organismes sans but lucratif devraient s'efforcer de minimiser les frais généraux ou administratifs, c'est-à-dire les coûts de soutien des ressources qui soutiennent l'ensemble de l'organisation et tous les programmes, plutôt qu'un seul programme. Des exemples de coûts administratifs sont le loyer d'un immeuble, les fournitures de bureau, les coûts de main-d'œuvre pour le personnel qui soutient le bureau central ou plusieurs programmes, les assurances, etc. Il est sage d'élaborer un budget de programme qui alloue les coûts indirects aux programmes. Il existe plusieurs méthodes pour ce faire. Nous parlerons également plus de ces méthodes dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.
Habituellement, chaque mois (pendant l'équilibrage d'essai later plus à ce sujet plus tard), vous mettrez à jour votre rapport budgétaire pour inclure les revenus et les dépenses réels. Ensuite, vous pouvez comparer vos revenus et dépenses prévus à vos revenus et dépenses réels. Cela vous donnera une bonne idée de votre fonctionnement selon le plan ou non, y compris où vous devez réduire vos dépenses et accumuler des revenus.
Vous aurez beaucoup de petites dépenses récurrentes que vous devrez payer immédiatement, par exemple, pour acheter un cordon d'alimentation d'ordinateur, des tampons, etc. Vous travaillerez probablement à partir d'une petite caisse. Vous pouvez établir ce fonds en écrivant un chèque à votre organisation et en notant sur le chèque qu'il va au fonds de "petite caisse". Vous retirerez du fonds en remplissant un bon qui décrit qui a pris l'argent, combien, pour quoi et à quelle date.
Vous vous assurerez que les publications et les totaux individuels sont corrects en comparant chacun à la documentation qui l'accompagne. Par exemple, votre enregistrement des décaissements en espèces sera comparé au relevé de chèques mensuel de votre banque qui indique les chèques que vous avez rédigés au cours du mois. Votre enregistrement des décaissements en espèces sera également comparé aux factures d'accompagnement et à d'autres formes de facturation à votre organisation, afin de vérifier qu'il y avait un besoin pour chaque chèque rédigé pour payer les factures.
Comme mentionné ci-dessus, vous reporterez les totaux à divers rapports financiers, y compris votre budget, pour voir si vos activités financières sont conformes au plan ou non. Pour minimiser le vol des employés, le courrier de l'entreprise sera ouvert par une personne qui enregistrera chaque chèque reçu. Cette personne sera une autre que la personne qui dépose les chèques à la banque. Les décaissements de montants importants, par exemple supérieurs à 500 $, peuvent nécessiter une signature secondaire, par exemple, de la part du trésorier du conseil.
Une autre forme de contrôle financier est un audit. Un audit est une analyse complète, par un professionnel extérieur à l'organisation, de vos procédures et activités de gestion financière. L'auditeur produit un rapport, accompagné de divers suppléments, qui indique dans quelle mesure votre organisation gère ses ressources. Certains organismes à but non lucratif sont tenus d'avoir des audits. C'est généralement une bonne pratique d'avoir un audit, que vous y soyez tenu ou non.
Afin de savoir comment se porte votre organisation, vous ferez une planification et une analyse financières continues. Dans cette planification et cette analyse, vous utiliserez probablement vos informations comptables pour produire divers états financiers, y compris un état des flux de trésorerie, un état des activités et un état de la situation financière.
Votre tableau des flux de trésorerie indique les variations de votre trésorerie au cours de l'exercice. Votre état des activités (connu sous le nom de compte de résultat avant) décrit l'évolution de vos actifs au cours de l'année écoulée. Cette déclaration est particulièrement utile pour vous dire si vous opérez avec de l'argent supplémentaire ou avec un déficit. Cela vous donne une assez bonne impression de votre taux de revenus et de dépenses. Cela signale également des zones de préoccupation. Votre état de la situation financière représente la valeur globale de votre organisation à un moment donné (généralement à la fin de l'année), y compris en déclarant le total de vos actifs, en soustrayant le total de vos passifs et en déclarant l'actif net résultant. Les actifs nets sont déclarés en termes d'actifs non affectés, temporairement restreints et définitivement restreints. Les bailleurs de fonds veulent souvent voir l'état de la situation financière. (Vous en apprendrez beaucoup plus sur les états financiers, y compris des exemples, plus loin dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis).
En eux-mêmes, les chiffres ne signifient généralement pas grand-chose. Mais lorsque vous les comparez à certains autres chiffres, vous pouvez en apprendre beaucoup sur la façon dont votre organisation se porte. Par exemple, vous pouvez comparer les dépenses prévues figurant sur votre budget à vos dépenses réelles afin de voir si vos dépenses sont sur la bonne voie.
Une autre forme de comparaison consiste à utiliser des ratios. Un rapport est une comparaison faite en divisant mathématiquement un nombre par l'autre. Par exemple, on s'attend à ce que les organismes sans but lucratif réduisent leurs coûts administratifs afin de dégager plus d'argent pour les programmes. La division des dépenses d'un programme par vos dépenses totales indique le montant des frais généraux administratifs pour exécuter votre programme.
L'interprétation des résultats de divers types de comparaisons dépend de la nature de l'organisme à but non lucratif. Par exemple, une association pourrait s'attendre à dépenser beaucoup moins en frais généraux administratifs qu'un organisme de services sociaux au cours de sa première année. Vous en apprendrez beaucoup plus sur l'analyse financière dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis.
© Copyright Carter McNamara , MBA, PhD , Authenticity Consulting, LLC.S'applique aux organismes sans but lucratif, sauf indication contraire.
L'aperçu de base suivant vous donnera une perspective globale sur les processus de base impliqués dans la gestion financière à but non lucratif. Les termes clés à apprendre sont en gras. Vous en apprendrez plus sur les termes clés plus loin dans les sections suivantes lorsque vous reviendrez au Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis
Les activités suivantes décrites sur cette page se déroulent régulièrement dans le cadre du cycle comptable annuel. Le cycle comptable comprend la tenue de livres, la génération d'états financiers et l'analyse des informations à partir des états.
La comptabilité consiste essentiellement à enregistrer diverses transactions financières. Les activités de tenue de livres peuvent souvent être effectuées par quelqu'un qui effectue un travail de bureau de base dans l'organisation. Souvent, le trésorier du conseil peut vous aider à développer et à mettre en œuvre votre système de comptabilité.
Le conseil d'administration élabore et autorise un ensemble de procédures sur la façon dont l'organisation gère ses finances, y compris la façon dont les activités suivantes sont menées par votre organisation. Le trésorier du conseil coordonne généralement la responsabilité du conseil pour le manuel, y compris son examen et sa mise à jour réguliers. Le conseil d'administration et le directeur général devraient tout mettre en œuvre pour assurer le respect des procédures énoncées dans le manuel.
À mesure que votre organisation à but non lucratif se développe et que vous commencez à utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice, vous aurez probablement besoin de plus de types de journaux, par exemple, un Journal des Encaissements, un Journal des Décaissements, un Journal de la paie, un Grand Livre des Comptes Débiteurs, un Grand Livre des Comptes Créditeurs, un Journal des Ventes, un Journal des Achats et un Grand Livre général.
(Dans un système de comptabilité d'exercice, vous postez des entrées lorsque vous gagnez de l'argent et lorsque vous le devez. Les petites organisations n'ont généralement pas les ressources nécessaires pour utiliser un système fondé sur la comptabilité d'exercice. Toutefois, les états financiers sont préparés selon la méthode de la comptabilité d'exercice. En guise de compromis, de nombreuses organisations utilisent la méthode de la comptabilité de caisse pour enregistrer les écritures dans les journaux, mais obtiennent de l'aide pour les convertir en une méthode basée sur la comptabilité d'exercice pour générer des états financiers.)
Vous pouvez effectuer des publications en utilisant une méthode à entrée unique ou à double entrée. La double entrée fonctionne à partir d'une équation comptable de base "actif = passif capital". La méthode à double entrée garantit que vos livres sont toujours en équilibre. Chaque transaction comporte deux entrées de journal, un débit et un crédit. Chaque transaction affecte les deux côtés de l'équation.
Chaque publication peut faire référence à des documents d'accompagnement que vous conservez quelque part dans un fichier. Par exemple, les publications sur les reçus en espèces peuvent faire référence à des factures que vous avez envoyées à un client et qui l'ont incité à écrire des chèques à votre organisation (chèques que vous avez affichés en tant que reçus en espèces). Par exemple, les écritures sur les décaissements en espèces peuvent faire référence à des factures qui ont été envoyées à votre organisation et qui vous ont incité à rédiger des chèques (chèques que vous avez affichés en tant que décaissements en espèces.) Lorsque vous effectuez un dépôt à la banque, vous déposez le reçu de dépôt de la banque dans un fichier.
Bientôt, vous évoluerez peut-être vers un système informatique, qui automatise grandement la saisie des transactions, la mise à jour des registres, la génération des états financiers et des analyses financières (plus à ce sujet plus tard), et la génération des rapports nécessaires à la déclaration des impôts, etc. Le seul inconvénient de l'utilisation d'un ordinateur est que vous pourriez sous-estimer l'importance de savoir comment fonctionnent réellement vos processus comptables - c'est un avantage de faire la comptabilité vous-même, ne serait-ce que pour quelques mois. Vous devez également générer vos propres états financiers et analyses financières au moins pendant quelques mois. Avoir ces connaissances et cette expérience vous aide à développer un instinct pour tirer le meilleur parti de vos ressources financières.
(Nous en parlerons plus à ce sujet dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.)
Cependant, les organisations à but non lucratif doivent déclarer l'activité du compte selon les classifications fonctionnelles (ou programmes) et naturelles (ou de soutien). Les transactions du programme sont celles directement liées à la prestation de services aux clients, aux membres, etc. Les opérations de soutien sont celles qui sont communes à tous les programmes, par exemple, les coûts de gestion générale, etc. Il n'est pas toujours facile de savoir quelles transactions appartiennent à quelle catégorie ! Nous parlerons également davantage de la gestion des budgets de programmes dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.
Vous devez élaborer un budget de programme, c'est-à-dire un budget pour chaque service majeur que vous fournissez aux clients. Par exemple, un programme de transport, un programme de garde d'enfants. De nombreux organismes à but non lucratif ont plus d'un programme. Il est essentiel de planifier et de suivre les coûts financiers de chaque programme. Autant que possible, les organismes sans but lucratif devraient s'efforcer de minimiser les frais généraux ou administratifs, c'est-à-dire les coûts de soutien des ressources qui soutiennent l'ensemble de l'organisation et tous les programmes, plutôt qu'un seul programme. Des exemples de coûts administratifs sont le loyer d'un immeuble, les fournitures de bureau, les coûts de main-d'œuvre pour le personnel qui soutient le bureau central ou plusieurs programmes, les assurances, etc. Il est sage d'élaborer un budget de programme qui alloue les coûts indirects aux programmes. Il existe plusieurs méthodes pour ce faire. Nous parlerons également plus de ces méthodes dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis, après avoir examiné le reste des informations sur cette page.
Habituellement, chaque mois (pendant l'équilibrage d'essai later plus à ce sujet plus tard), vous mettrez à jour votre rapport budgétaire pour inclure les revenus et les dépenses réels. Ensuite, vous pouvez comparer vos revenus et dépenses prévus à vos revenus et dépenses réels. Cela vous donnera une bonne idée de votre fonctionnement selon le plan ou non, y compris où vous devez réduire vos dépenses et accumuler des revenus.
Vous aurez beaucoup de petites dépenses récurrentes que vous devrez payer immédiatement, par exemple, pour acheter un cordon d'alimentation d'ordinateur, des tampons, etc. Vous travaillerez probablement à partir d'une petite caisse. Vous pouvez établir ce fonds en écrivant un chèque à votre organisation et en notant sur le chèque qu'il va au fonds de "petite caisse". Vous retirerez du fonds en remplissant un bon qui décrit qui a pris l'argent, combien, pour quoi et à quelle date.
Vous vous assurerez que les publications et les totaux individuels sont corrects en comparant chacun à la documentation qui l'accompagne. Par exemple, votre enregistrement des décaissements en espèces sera comparé au relevé de chèques mensuel de votre banque qui indique les chèques que vous avez rédigés au cours du mois. Votre enregistrement des décaissements en espèces sera également comparé aux factures d'accompagnement et à d'autres formes de facturation à votre organisation, afin de vérifier qu'il y avait un besoin pour chaque chèque rédigé pour payer les factures.
Comme mentionné ci-dessus, vous reporterez les totaux à divers rapports financiers, y compris votre budget, pour voir si vos activités financières sont conformes au plan ou non. Pour minimiser le vol des employés, le courrier de l'entreprise sera ouvert par une personne qui enregistrera chaque chèque reçu. Cette personne sera une autre que la personne qui dépose les chèques à la banque. Les décaissements de montants importants, par exemple supérieurs à 500 $, peuvent nécessiter une signature secondaire, par exemple, de la part du trésorier du conseil.
Une autre forme de contrôle financier est un audit. Un audit est une analyse complète, par un professionnel extérieur à l'organisation, de vos procédures et activités de gestion financière. L'auditeur produit un rapport, accompagné de divers suppléments, qui indique dans quelle mesure votre organisation gère ses ressources. Certains organismes à but non lucratif sont tenus d'avoir des audits. C'est généralement une bonne pratique d'avoir un audit, que vous y soyez tenu ou non.
Afin de savoir comment se porte votre organisation, vous ferez une planification et une analyse financières continues. Dans cette planification et cette analyse, vous utiliserez probablement vos informations comptables pour produire divers états financiers, y compris un état des flux de trésorerie, un état des activités et un état de la situation financière.
Votre tableau des flux de trésorerie indique les variations de votre trésorerie au cours de l'exercice. Votre état des activités (connu sous le nom de compte de résultat avant) décrit l'évolution de vos actifs au cours de l'année écoulée. Cette déclaration est particulièrement utile pour vous dire si vous opérez avec de l'argent supplémentaire ou avec un déficit. Cela vous donne une assez bonne impression de votre taux de revenus et de dépenses. Cela signale également des zones de préoccupation. Votre état de la situation financière représente la valeur globale de votre organisation à un moment donné (généralement à la fin de l'année), y compris en déclarant le total de vos actifs, en soustrayant le total de vos passifs et en déclarant l'actif net résultant. Les actifs nets sont déclarés en termes d'actifs non affectés, temporairement restreints et définitivement restreints. Les bailleurs de fonds veulent souvent voir l'état de la situation financière. (Vous en apprendrez beaucoup plus sur les états financiers, y compris des exemples, plus loin dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis).
En eux-mêmes, les chiffres ne signifient généralement pas grand-chose. Mais lorsque vous les comparez à certains autres chiffres, vous pouvez en apprendre beaucoup sur la façon dont votre organisation se porte. Par exemple, vous pouvez comparer les dépenses prévues figurant sur votre budget à vos dépenses réelles afin de voir si vos dépenses sont sur la bonne voie.
Une autre forme de comparaison consiste à utiliser des ratios. Un rapport est une comparaison faite en divisant mathématiquement un nombre par l'autre. Par exemple, on s'attend à ce que les organismes sans but lucratif réduisent leurs coûts administratifs afin de dégager plus d'argent pour les programmes. La division des dépenses d'un programme par vos dépenses totales indique le montant des frais généraux administratifs pour exécuter votre programme.
L'interprétation des résultats de divers types de comparaisons dépend de la nature de l'organisme à but non lucratif. Par exemple, une association pourrait s'attendre à dépenser beaucoup moins en frais généraux administratifs qu'un organisme de services sociaux au cours de sa première année. Vous en apprendrez beaucoup plus sur l'analyse financière dans le Guide de base sur la gestion financière à but non lucratif aux États-Unis.