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L'un des ensembles d'activités les plus courants dans la gestion est la planification. En termes très simples, la planification consiste à définir la direction de quelque chose - un système - et à guider ensuite le système pour qu'il suive la direction. Il existe de nombreux types de planification dans les organisations. Les différentes phases de planification et les lignes directrices pour les mener à bien aussi efficacement que possible sont communes à ces nombreux types de planification. Les informations contenues dans ce document peuvent être référencées comme base pour effectuer divers types de planification, allant de très complexes à simples et basiques. (La planification thématique de la bibliothèque décrit une grande variété de plans.) Pour aider à rendre les informations suivantes applicables à autant de situations que possible, la portée des informations de planification suivantes concerne le "système", qui est expliqué en détail ci-dessous. Le processus suivant doit être personnalisé par les planificateurs pour répondre aux besoins et à la nature des planificateurs et de leurs organisations.
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Avant de passer aux phases typiques du processus de planification "générique" standard, prenons du recul et examinons brièvement le rôle de la planification dans son contexte général. C'est plus qu'un exercice académique understanding comprendre ce contexte général de planification peut grandement aider le lecteur à concevoir et à mener à bien le processus de planification dans une application presque planifiée.
L'un des ensembles d'activités les plus courants dans la gestion est la planification. En termes très simples, la planification consiste à définir la direction de quelque chose - un système - et ensuite à s'assurer que le système suit cette direction. Les systèmes ont des intrants, des processus, des extrants et des résultats. Pour expliquer, les intrants du système comprennent des ressources telles que les matières premières, l'argent, les technologies et les personnes. Ces intrants passent par un processus où ils sont alignés, déplacés et soigneusement coordonnés, en fin de compte pour atteindre les objectifs fixés pour le système. Les extrants sont des résultats tangibles produits par des processus du système, tels que des produits ou des services destinés aux consommateurs. Un autre type de résultat est des résultats ou des avantages pour les consommateurs, par exemple des emplois pour les travailleurs, une meilleure qualité de vie pour les clients, etc. Les systèmes peuvent être l'ensemble de l'organisation, ou ses départements, groupes, processus, etc. (Pour un aperçu des différents systèmes dans les organisations, voir Définition de base de l'Organisation et Diverses façons d'envisager les organisations.)
Que le système soit une organisation, un département, une entreprise, un projet, etc., le processus de planification comprend les planificateurs travaillant en arrière à travers le système. Ils partent des résultats (résultats et extrants) qu'ils préfèrent et travaillent en arrière à travers le système pour identifier les processus nécessaires pour produire les résultats. Ensuite, ils identifient quels intrants (ou ressources) sont nécessaires pour mener à bien les processus.
La planification comprend généralement l'utilisation des termes de base suivants.
REMARQUE: Il n'est pas essentiel de saisir des définitions complètement précises de chacun des termes suivants. Il est plus important pour les planificateurs d'avoir une idée de base de la différence entre les buts / objectifs (résultats) et les stratégies / tâches (méthodes pour atteindre les résultats).
Les objectifs sont des réalisations spécifiques qui doivent être accomplies au total, ou dans une combinaison quelconque, afin d'obtenir un résultat global plus important préféré du système, par exemple, la mission d'une organisation. (Pour en revenir à notre référence aux systèmes, les objectifs sont des résultats du système.)
Ce sont les méthodes ou les processus nécessaires au total, ou dans une combinaison, pour atteindre les objectifs. (Pour en revenir à notre référence aux systèmes, les stratégies sont des processus dans le système.)
Les objectifs sont des réalisations précises qui doivent être accomplies au total, ou dans une combinaison quelconque, pour atteindre les objectifs du plan. Les objectifs sont généralement des "jalons" en cours de mise en œuvre des stratégies.
En particulier dans les petites organisations, les personnes se voient assigner diverses tâches nécessaires à la mise en œuvre du plan. Si la portée du plan est très petite, les tâches et les activités sont souvent essentiellement les mêmes.
Les ressources comprennent les personnes, les matériaux, les technologies, l'argent, etc., nécessaire à la mise en œuvre des stratégies ou des processus. Les coûts de ces ressources sont souvent représentés sous la forme d'un budget. (Pour en revenir à notre référence aux systèmes, les ressources sont entrées dans le système.)
Que le système soit une organisation, un département, une entreprise, un projet, etc., le processus de planification de base comprend généralement la nature similaire des activités menées dans un ordre similaire. Les phases sont effectuées avec soin ou - dans certains cas - intuitivement, par exemple, lors de la planification d'un très petit effort simple. La complexité des différentes phases (et leur duplication dans l'ensemble du système) dépendent de la portée du système. Par exemple, dans une grande entreprise, les phases suivantes seraient réalisées dans les sièges sociaux, dans chaque division, dans chaque département, dans chaque groupe, etc.
REMARQUE : Les différents groupes de planificateurs peuvent avoir des noms différents pour les activités suivantes et les regrouper différemment. Cependant, la nature des activités et leur séquence générale restent les mêmes.
REMARQUE : Les phases suivantes sont typiques de la planification. Ils ne comprennent pas le processus de planification complet et idéal.
1. Référence Au But singulier global ("Mission") ou au Résultat souhaité du systèmependant la planification, les planificateurs ont à l'esprit (consciemment ou inconsciemment) un but ou un résultat global que le plan doit atteindre. Par exemple, lors de la planification stratégique, il est essentiel de faire référence à la mission ou à l'objectif général de l'organisation.
2. Faire le point À l'extérieur et à l'intérieur du systèmece "faire le point" se fait toujours dans une certaine mesure, consciemment ou inconsciemment. Par exemple, lors de la planification stratégique, il est important d'effectuer une analyse de l'environnement. Cette analyse implique généralement de considérer diverses forces motrices, ou influences majeures, qui pourraient affecter l'organisation.
3. Analyser la SituationPar exemple, lors de la planification stratégique, les planificateurs effectuent souvent une "analyse SWOT". (SWOT est un acronyme pour considérer les forces et les faiblesses de l'organisation, ainsi que les opportunités et les menaces auxquelles l'organisation est confrontée.) Au cours de cette analyse, les planificateurs peuvent également utiliser diverses évaluations ou méthodes pour "mesurer" la santé des systèmes.
4. Établir des objectifs Sur la base de l'analyse et de l'alignement sur la mission globale du système, les planificateurs établissent un ensemble d'objectifs qui s'appuient sur les forces pour tirer parti des opportunités, tout en accumulant les faiblesses et en écartant les menaces.
5. Établir des stratégies pour atteindre les objectifsles stratégies particulières (ou les méthodes pour atteindre les objectifs) choisies dépendent de questions d'abordabilité, de praticité et d'efficacité.
6. Établir des objectifs Tout au long de la réalisation des objectifs Les objectifs sont choisis pour être opportuns et indicatifs des progrès vers les objectifs.
7. Associer les responsabilités et les délais à Chaque objectifles responsabilités sont assignées, y compris pour la mise en œuvre du plan et pour la réalisation de divers buts et objectifs. Idéalement, des délais sont fixés pour répondre à chaque responsabilité.
8. Rédiger et communiquer un document de Planles informations ci-dessus sont organisées et écrites dans un document qui est distribué autour du système.
9. Reconnaissez l'achèvement et célébrez le SuccèscEtte étape critique est souvent ignorée which ce qui peut éventuellement nuire au succès de bon nombre de vos efforts de planification futurs. Le but d'un plan est de résoudre un problème actuel ou de poursuivre un objectif de développement. Il semble simpliste d'affirmer que vous devez reconnaître si le problème a été résolu ou si l'objectif a été atteint. Cependant, cette étape du processus de planification est souvent ignorée au lieu de passer au prochain problème à résoudre ou à l'objectif à poursuivre. Sauter cette étape peut cultiver l'apathie et le scepticisme, voire le cynisme, au sein de votre organisation. Ne sautez pas cette étape.
Un échec courant dans de nombreux types de planification est que le plan n'est jamais vraiment mis en œuvre. Au lieu de cela, tout l'accent est mis sur la rédaction d'un document de plan. Trop souvent, le plan se trouve en train de ramasser de la poussière sur une étagère. Par conséquent, la plupart des lignes directrices suivantes aident à s'assurer que le processus de planification est complètement exécuté et est entièrement mis en œuvre or ou, les écarts par rapport au plan prévu sont reconnus et gérés en conséquence.
Pour en revenir à la référence aux systèmes, il est essentiel que toutes les parties du système continuent d'échanger des commentaires afin de fonctionner efficacement. Cela est vrai quel que soit le type de système. Lors de la planification, obtenez les commentaires de tous ceux qui seront responsables de la réalisation des parties du plan, ainsi que des représentants des groupes qui seront affectés par le plan. Bien sûr, les gens devraient également participer à l'examen et à l'autorisation du plan.
Les nouveaux gestionnaires, en particulier, oublient souvent que les autres ne savent pas ce que ces gestionnaires savent. Même si les gestionnaires communiquent leurs intentions et leurs plans verbalement, les chances sont grandes que les autres n'entendent pas ou ne comprennent pas complètement ce que le gestionnaire veut faire. De plus, à mesure que les plans changent, il est extrêmement difficile de se rappeler qui est censé faire quoi et selon quelle version du plan. Parties prenantes clés (employés, direction, membres du conseil d'administration, bailleurs de fonds, investisseurs, clients, clients, etc.) peut demander des copies de divers types de plans. Par conséquent, il est essentiel de rédiger des plans et de les communiquer largement. Pour plus de lignes directrices à cet égard, voirles bases de la rédaction et de la communication du Plan
SMARTER est un acronyme, c'est-à-dire un mot composé en joignant des lettres de différents mots dans une phrase ou un ensemble de mots. Dans ce cas, un objectif ou un objectif PLUS intelligent est:
Par exemple, il est difficile de savoir ce que quelqu'un devrait faire s'il veut poursuivre son objectif de " travailler plus fort". Il est plus facile de reconnaître "Écrire un article".