Organisation des réunions
Le collectif Alterrenatifs se réunit en moyenne une à deux fois par mois en réunion plénière, pendant une durée de 2 à 4 heures à chaque fois.
Les dates et horaires de ces réunions sont définies lors d'un rassemblement préalable ou par le biais de l'outil en ligne Framadate. Elles ont souvent lieu en soirée ou sur une journée de week-end.
Le lieu de la réunion est variable : elles se tiennent alternativement chez les différents membres du groupe, à partir du moment où leur localisation géographique le permet et où ils donnent leur accord. Elles peuvent aussi être organisées dans un lieu public, par exemple pour profiter du beau temps dans un jardin !
Pour chaque réunion, quatre rôles sont distribués sur la base du volontariat :
- L'animateur(trice) ou facilitateur(trice), qui est chargé de s'assurer du bon déroulement de la réunion, de distribuer la parole équitablement, de garantir le respect des processus de décision établis par le groupe et de le faire avancer point par point dans l'ordre du jour. Avec les secrétaires, il est aussi chargé d'établir l'ordre du jour à l'avance et d'allouer des durées pour chaque sujet abordé.
- Deux secrétaires, un principal et un suppléant, qui sont chargés de la rédaction du compte-rendu sur un Pad colibri (outil de rédaction en ligne collaboratif). Ils agissent en partenariat avec l'animateur(trice) pour proposer un compte-rendu à la fois complet et condensé de chaque réunion, tout en ayant la possibilité de participer et d'interagir au cours de celle-ci.* Le suppléant et le principal s'entendent en début de réunion pour se répartir le travail (partage des sujets, prise de relai du suppléant uniquement en cas d'absence du principal...).
- Un gardien du temps, qui veille à ce que les durées prévues pour chaque sujet à l'ordre du jour soient respectées.
* Pendant la réunion, différents temps seront définis par l'animateur et impacteront la prise de notes : ainsi, lors d'un tour de ressenti, il est important de prendre en note les émotions des participants au fur et à mesure de leur expression. Lors d'une discussion sur un sujet précis, seules les positions finales de chaque membre seront retenues. Enfin, lors d'une prise de décision définitive, seule la décision finale du groupe est transcrite, en vert et en gras, sur le compte-rendu, afin d'être aisément repérable.
Les réunions sont organisées selon une architecture commune : elles commencent par un tour de ressenti où chacun est invité à exprimer en quelques mots l’état d’esprit dans lequel il se trouve, puis les éventuels foyers-aspirants se présentent, ensuite les sujets à l'ordre du jour sont abordés, et enfin on clôture par un nouveau tour de ressenti et de célébration. Un repas apporté par l'ensemble des membres est alors généralement partagé.
Suite à une réunion, une première version du compte-rendu est disponible sous 72 heures. Chaque membre du groupe dispose alors de 4 jours pour le modifier librement (pour compléter ou corriger une partie qui le concerne directement par exemple). Une semaine après la réunion, le compte-rendu est considéré comme complet.