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La plupart des experts des organisations, de la gestion et du leadership affirment qu'une communication efficace est le fondement de l'efficacité dans tout type d'organisation. Ils affirment qu'il ne peut pas y avoir trop de communication. Certains dirigeants interprètent mal les communications comme étant de la paperasse ou de la bureaucratie et ils sont donc opposés à un degré élevé de communications. À mesure que les dirigeants et les gestionnaires mûrissent, ils se rendent compte de la nécessité de transmettre et de recevoir efficacement l'information, et les efforts de communication (internes et externes) augmentent considérablement.
En plus des articles sur cette page actuelle, consultez également les blogs suivants qui ont des articles liés à la communication organisationnelle. Parcourez la page du blog pour voir divers articles. Consultez également la section "Articles de blog récents" dans la barre latérale du blog ou cliquez sur "suivant" près du bas d'un article dans le blog. Le blog renvoie également à de nombreuses ressources connexes gratuites.
Ce document vise à fournir des suggestions pratiques aux dirigeants et aux gestionnaires d'organisations à but non lucratif afin d'assurer une communication suffisante au sein de leurs organisations à but non lucratif et avec les parties prenantes externes. Les relations publiques et les relations avec les médias sont en dehors de la portée de ce document. Les communications sont l'un de ces sujets qui ont tendance à laisser les gens un peu confus ou parfois ennuyés. Les gens sont confus parce que les communications sont un sujet si vaste et qu'il semble en quelque sorte se rapporter à tout. Les gens qui s'ennuient supposent qu'ils communiquent depuis leur enfance, alors pourquoi aborder le sujet des communications. Par conséquent, il peut être très utile dans le présent document de commencer par les pièges courants des communications, puis de fournir une gamme d'éléments pouvant être utilisés pour améliorer les communications.
Il convient de noter que de nombreuses organisations adoptent une approche délibérée et officielle pour assurer de saines communications (internes et externes) en élaborant un plan de communication.
Cependant, il existe plusieurs activités de base et régulières qui fournissent une base solide pour une supervision efficace. Ces principes de base garantissent que tout le monde travaille ensemble - ce qui est aussi important, que le personnel a le sentiment de travailler ensemble - pour une cause commune.
Ironiquement, ces bases sont généralement les premières activités qui s'arrêtent lorsqu'une organisation est en crise. Par conséquent, un spécialiste du développement organisationnel, lorsqu'il "diagnostique" une organisation, cherche souvent d'abord à voir si ces bases sont en cours. Les activités suivantes doivent être menées par le superviseur du nouvel employeur.
1. Demandez à tous les employés de fournir des rapports de situation écrits hebdomadaires à leurs superviseurs.
Indiquez quelles tâches ont été effectuées la semaine dernière, quelles tâches sont prévues la semaine prochaine, toutes les questions en suspens et la date du rapport. Ces rapports peuvent sembler une tâche fastidieuse, mais ils sont précieux pour s'assurer que l'employé et son superviseur ont une compréhension mutuelle de ce qui se passe, et les rapports sont très utiles à des fins de planification. Ils obligent également le personnel et les gestionnaires autrement harcelés à prendre du recul et à réfléchir à ce qu'ils font.
2. Tenir des réunions mensuelles avec tout le personnel ensemble
- Examiner l'état général de l'organisation et passer en revue les succès récents. Envisagez de dispenser une formation " en service " où les employés décrivent à tour de rôle leurs rôles au reste du personnel. Pour plus de clarté, de concentration et de moral, assurez-vous d'utiliser les ordres du jour et d'assurer des minutes de suivi. Envisagez de faire venir un client pour lui raconter comment l'organisation les a aidés. Ces réunions contribuent grandement à créer un sentiment de travail d'équipe parmi le personnel. Voir les Directives pour la gestion des réunions.
3. Tenir des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires avec tout le personnel si l'organisation est petite (par exemple, moins de 10 personnes); sinon, avec tous les gestionnaires ensemble.
Organisez ces réunions même s'il n'y a pas de problème spécifique à résoudre -- rendez-les simplement plus courtes. (Tenir des réunions uniquement lorsqu'il y a des problèmes à résoudre cultive un environnement axé sur la crise où les gestionnaires pensent que leur seul travail est de résoudre les problèmes.) Utilisez ces réunions pour chaque personne pour donner brièvement un aperçu de ce qu'elle fait cette semaine. Faciliter les réunions pour favoriser l'échange d'idées et de questions. Encore une fois, pour plus de clarté, de concentration et de moral, assurez-vous d'utiliser les ordres du jour, de prendre des minutes et d'assurer des minutes de suivi. Demandez à chaque personne d'apporter son calendrier pour s'assurer que la planification des réunions futures s'adapte au calendrier de chaque personne.
4. Demandez aux superviseurs de rencontrer leurs rapports directs lors de réunions individuelles chaque mois -
Cela permet en fin de compte une gestion et une supervision du temps plus efficaces. Examiner l'état général des activités de travail, entendre comment ça se passe avec le superviseur et l'employé, échanger des commentaires et des questions sur les programmes et services actuels, discuter de la planification de carrière, etc. Considérez ces réunions comme des réunions intermédiaires entre les réunions annuelles plus formelles d'examen du rendement.
Pour compléter votre connaissance de ce sujet de la bibliothèque, vous voudrez peut-être passer en revue certains sujets connexes, disponibles à partir du lien ci-dessous. Chacun des sujets connexes comprend des ressources en ligne gratuites.
Scannez également les livres recommandés énumérés ci-dessous. Ils ont été sélectionnés pour leur pertinence et leur caractère très pratique.
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La plupart des experts des organisations, de la gestion et du leadership affirment qu'une communication efficace est le fondement de l'efficacité dans tout type d'organisation. Ils affirment qu'il ne peut pas y avoir trop de communication. Certains dirigeants interprètent mal les communications comme étant de la paperasse ou de la bureaucratie et ils sont donc opposés à un degré élevé de communications. À mesure que les dirigeants et les gestionnaires mûrissent, ils se rendent compte de la nécessité de transmettre et de recevoir efficacement l'information, et les efforts de communication (internes et externes) augmentent considérablement.
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Ce document vise à fournir des suggestions pratiques aux dirigeants et aux gestionnaires d'organisations à but non lucratif afin d'assurer une communication suffisante au sein de leurs organisations à but non lucratif et avec les parties prenantes externes. Les relations publiques et les relations avec les médias sont en dehors de la portée de ce document. Les communications sont l'un de ces sujets qui ont tendance à laisser les gens un peu confus ou parfois ennuyés. Les gens sont confus parce que les communications sont un sujet si vaste et qu'il semble en quelque sorte se rapporter à tout. Les gens qui s'ennuient supposent qu'ils communiquent depuis leur enfance, alors pourquoi aborder le sujet des communications. Par conséquent, il peut être très utile dans le présent document de commencer par les pièges courants des communications, puis de fournir une gamme d'éléments pouvant être utilisés pour améliorer les communications.
Il convient de noter que de nombreuses organisations adoptent une approche délibérée et officielle pour assurer de saines communications (internes et externes) en élaborant un plan de communication.
Cependant, il existe plusieurs activités de base et régulières qui fournissent une base solide pour une supervision efficace. Ces principes de base garantissent que tout le monde travaille ensemble - ce qui est aussi important, que le personnel a le sentiment de travailler ensemble - pour une cause commune.
Ironiquement, ces bases sont généralement les premières activités qui s'arrêtent lorsqu'une organisation est en crise. Par conséquent, un spécialiste du développement organisationnel, lorsqu'il "diagnostique" une organisation, cherche souvent d'abord à voir si ces bases sont en cours. Les activités suivantes doivent être menées par le superviseur du nouvel employeur.
1. Demandez à tous les employés de fournir des rapports de situation écrits hebdomadaires à leurs superviseurs.
Indiquez quelles tâches ont été effectuées la semaine dernière, quelles tâches sont prévues la semaine prochaine, toutes les questions en suspens et la date du rapport. Ces rapports peuvent sembler une tâche fastidieuse, mais ils sont précieux pour s'assurer que l'employé et son superviseur ont une compréhension mutuelle de ce qui se passe, et les rapports sont très utiles à des fins de planification. Ils obligent également le personnel et les gestionnaires autrement harcelés à prendre du recul et à réfléchir à ce qu'ils font.
2. Tenir des réunions mensuelles avec tout le personnel ensemble
- Examiner l'état général de l'organisation et passer en revue les succès récents. Envisagez de dispenser une formation " en service " où les employés décrivent à tour de rôle leurs rôles au reste du personnel. Pour plus de clarté, de concentration et de moral, assurez-vous d'utiliser les ordres du jour et d'assurer des minutes de suivi. Envisagez de faire venir un client pour lui raconter comment l'organisation les a aidés. Ces réunions contribuent grandement à créer un sentiment de travail d'équipe parmi le personnel. Voir les Directives pour la gestion des réunions.
3. Tenir des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires avec tout le personnel si l'organisation est petite (par exemple, moins de 10 personnes); sinon, avec tous les gestionnaires ensemble.
Organisez ces réunions même s'il n'y a pas de problème spécifique à résoudre -- rendez-les simplement plus courtes. (Tenir des réunions uniquement lorsqu'il y a des problèmes à résoudre cultive un environnement axé sur la crise où les gestionnaires pensent que leur seul travail est de résoudre les problèmes.) Utilisez ces réunions pour chaque personne pour donner brièvement un aperçu de ce qu'elle fait cette semaine. Faciliter les réunions pour favoriser l'échange d'idées et de questions. Encore une fois, pour plus de clarté, de concentration et de moral, assurez-vous d'utiliser les ordres du jour, de prendre des minutes et d'assurer des minutes de suivi. Demandez à chaque personne d'apporter son calendrier pour s'assurer que la planification des réunions futures s'adapte au calendrier de chaque personne.
4. Demandez aux superviseurs de rencontrer leurs rapports directs lors de réunions individuelles chaque mois -
Cela permet en fin de compte une gestion et une supervision du temps plus efficaces. Examiner l'état général des activités de travail, entendre comment ça se passe avec le superviseur et l'employé, échanger des commentaires et des questions sur les programmes et services actuels, discuter de la planification de carrière, etc. Considérez ces réunions comme des réunions intermédiaires entre les réunions annuelles plus formelles d'examen du rendement.
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