[Fiche pratique] Points clés de l'organisation d'un événement
Auteurs (colibris qui ont participé à la création de ce document) :
Nico
Date du document :
01.01.2018
Date (année) :
2018
Type de document :
Fiche pratique et tutoriel
Sujet du document :
Animation et jeu, Projet et action
Le document est-il public ? :
Non
Concerne le rôle :
Animation
Contenu ou description :
Il s'agit ici de noter les grandes étapes de l'organisation d'un événement et les méthodes utilisés pour donner une ligne directrice à la personne qui prend en charge un événement, une espèce de cahier des charges des points (choix de la date, choix du lieu, contact sur le lieu, heure d'ouverture du lieux)
celà fait suite à une décision d'organiser un événement (donc ce doc ne prendre pas en compte la période de réflexion sur le pourquoi et comment faire l'événement)
Description claire de ce qu'est cet événement.
Mail aux bénévoles qui souhaitent préparer l'événement dès sa validation par le cercle c?ur
Choix d'un référent chez nous qui centralise l'information (qui peut également être le régisseur (le référent présent) son role n'est pas de tout faire mais de fluidifier l'information et de faire savoir ce qu'il y a à faire et de trouver un référent pour chaque point à faire (il peut se charger des points mais risque d'être surcharger très vite). Le référent d'un événement peut-être n'importe quelle personne du groupe local. Le référent doit installer au maximun sa dispensabilité pour être remplacer les conditions l'imposent ou s'il ne veut plus s'en charger.
Choix d'une date
choix d'un lieu :
son référent et son contact,
ses heures d'ouverture,
ses règles de fonctionnement
nombre de participants (prévus,min-max)
ses accès (pour les participants et pour nous si nous devons apporter du matériel)
organisation de la journée :
Plannings (extérieur pour les gens, interne pour nous(montage&démontage), prépa)
intervenants et leur contact
besoins matériel :
Communication de l'événement :
Planning de com (avant, juste avant, pendant, après)
lors des événements précédents (stands, écriteau)
appels téléphoniques
mailing
réseau sociaux
sondage de fréquentation (obligatoire ou non) : nombreux outils, libre de droits ou non
celà fait suite à une décision d'organiser un événement (donc ce doc ne prendre pas en compte la période de réflexion sur le pourquoi et comment faire l'événement)
Description claire de ce qu'est cet événement.
Mail aux bénévoles qui souhaitent préparer l'événement dès sa validation par le cercle c?ur
Choix d'un référent chez nous qui centralise l'information (qui peut également être le régisseur (le référent présent) son role n'est pas de tout faire mais de fluidifier l'information et de faire savoir ce qu'il y a à faire et de trouver un référent pour chaque point à faire (il peut se charger des points mais risque d'être surcharger très vite). Le référent d'un événement peut-être n'importe quelle personne du groupe local. Le référent doit installer au maximun sa dispensabilité pour être remplacer les conditions l'imposent ou s'il ne veut plus s'en charger.
Choix d'une date
choix d'un lieu :
son référent et son contact,
ses heures d'ouverture,
ses règles de fonctionnement
nombre de participants (prévus,min-max)
ses accès (pour les participants et pour nous si nous devons apporter du matériel)
organisation de la journée :
Plannings (extérieur pour les gens, interne pour nous(montage&démontage), prépa)
intervenants et leur contact
besoins matériel :
- nourriture, réglementation en vigueur selon nourriture proposée
- boisson, réglementation en vigueur selon boisson proposée
- nb de personnes idéal,
- age si necessaire, document si necessaire, permis si necessaire
- si un document est diffusé, celui qui s'en occupe doit vérifier s'il est libre de droit ou non et dans ce cas s'informer de nos obligations et de comment nous nous en acquitons (participation fixe, libre, autre)
Communication de l'événement :
Planning de com (avant, juste avant, pendant, après)
lors des événements précédents (stands, écriteau)
appels téléphoniques
mailing
réseau sociaux
sondage de fréquentation (obligatoire ou non) : nombreux outils, libre de droits ou non
Commentaires :
Nico : la création de ce document fait suite à un échange avec Robert ou nous avons parlé de la partie communication et plus particulièrement de l'évaluation de la fréquentation des événéments avec un formulaire d'inscription. Ce n'est qu'une ébauche et ça va s'améliorer bien sur