[Fiche pratique] Organisation de réunion d'information

Auteurs (colibris qui ont participé à la création de ce document) : Nico
Date du document : 01.04.2018
Date (année) : 2018
Date (mois) : Avril
Type de document : Fiche pratique et tutoriel
Sujet du document : Animation et jeu, Réunion et rencontre
Le document est-il public ? : Non
Concerne le rôle : Animation
Télécharger le fichier : FicheOrganisationDeReunionDInformationEn_fichier_fiche-colibris-pour-les-reunions-_.rtf
Lien web : https://colibris.cc/groupeslocaux/?GuideDePriseDeParoleColibris
Lien web : https://colibris.cc/groupeslocaux/?PetitManuelDuFacilitateurEnHerbe
Contenu ou description : Fiche réunion type

Date :
Lieux :
heure :
  • (Fait-on la réunion dans un lieu différent des précédents ou cherchons-nous à redonner la possibilité à ceux d'une zone déjà visitée de nous connaitre ? liste des lieux de réunions passées)



Avant :
1 mois avant : où ?
choisir et réserver un lieu (y a-t-il des sieges ? un tableau d'affichage ? des tables (accueil)
créer une feuille d'inscription en ligne et demander au gens de s'inscrire ( https://date.colibris-outilslibres.org/ )

15 jours avant :
  • info évènement à refaire tourner : mail facebook, autre média

1 semaine avant :
  • Vérification disponibilité lieu
  • info évènement à refaire tourner : mail facebook, autre média
  • Vérification du stock et de la disponibilité des boissons (CF moment convivial à la fin de la réunion)
  • Vérification du stock et de la disponibilité des contenants pour boire et manger(si besoin), SVP ZERO DECHET (CF moment convivial à la fin de la réunion)
  • (nous pouvons mettre dans le message une incitation à ce que chacun amène son gobelet)
obtenir le dossier avec les docs importants (ex la fiche que j'ai fait et d'autres doc que je prépare venant de colibris)

3 jours avant :
  • info évènement à refaire tourner : mail facebook, autre média
  • boisson

1 jours avant
  • impression liste des participants



Jour même :

achat et/ou préparation boisson
installation de l'espace (accueil, table d'accueil, salle de réunion, lieu de restauration)

Acceuil participants, émargement, autorisation photo
  • visuel avec "Bonjour venez confirmer votre présence et faites nous part de votre choix d'être ou non sur les photos", participation conscience ou fixe si location

Contenu des réunions types des réunions d'information :
A/
-pot de début
- cadre de confiance (et si on demandait la question du cadre de confiance lors de l'inscription de sur le Datecolibris, exemple nom+mot)
choisir méthode pour cadre de confiance ( https://www.colibris-lemouvement.org/sites/default/files/content/creer_cadre_confiance_fiche_pratique_19032017.pdf )
utilisation du "JE"
- meteo
- roles
B/
- présentation :
https://pad.colibris-outilslibres.org/p/informations_condens%C3%A9e_pour_r%C3%A9union
actions soutenues par le groupe locale
- questions
C/
- meteo + participation consciente s'il y a location ( http://colibris.cc/groupeslocaux/files/fichier_participation_consciente.pdf )
- pot de fin (ou pas ?)



L'après :
  • compte rendu (contenu type, à qui va-t-il ?
  • ajout sur une carte des lieux qui ont déjà recu une réunion pour développer les actions (lien vers une carte interne)
  • mini compte analytique pour savoir nos dépenses (prix/perso)
Commentaires : Nico : mon objectif est rendre le plus autonome possible une personne qui prendrais en charge une ou plusieurs réunions d'information (voire d'autres types d?événements)

Nico : Cette fiche vient avec un document à jour le 13 avril 2018 comprenant des informations condensées sur Colibris qu'on pourrait vouloir présenter (à changer, modifier, supprimer si elle est considérée comme caduque ou non pertinente

kpu : à voir aussi https://colibris.cc/groupeslocaux/files/fichier_petit_guide_du_GL.pdf